Seating plan: cómo sentar a los invitados sin estrés
El seating plan parece un puzle imposible hasta que se sigue un orden. El orden es este.
Solo después de las confirmaciones
No merece la pena diseñar mesas antes de tener los RSVP: cada baja desmonta el equilibrio. Empezad cuando tengáis entre el 80% y el 90% de las respuestas, unas tres o cuatro semanas antes — y dejad margen para los ajustes de última hora, que los va a haber.
Elegir la forma y el tamaño de las mesas
Las mesas redondas de 8 a 10 plazas favorecen la conversación y son las más habituales; las mesas rectangulares largas dan un aire más editorial y ayudan en salas estrechas, pero dificultan la conversación entre los extremos. Regla práctica: 8 plazas en una redonda dan más comodidad que 10, sobre todo si hay decoración alta en el centro.
Agrupar por afinidad, no por obligación
Sentad a las personas con quienes ellas mismas elegirían estar: la familia cercana junto a los novios, grupos de amigos que ya se conocen, compañeros de trabajo en la misma mesa. Mezclar grupos que no se conocen solo funciona cuando hay un denominador común evidente. Repartid también a los «anfitriones naturales» — quienes sacan conversación — por varias mesas.
Los casos difíciles y la impresión final
Familias separadas, ex parejas, invitados con movilidad reducida o dietas especiales: resolvedlos primero, porque condicionan todo lo demás. Poned a quien tiene movilidad reducida cerca de la entrada y lejos de los altavoces. Al final, imprimid el mapa general y las tarjetas de sitio, y entregad una copia al lugar y a la persona de contacto del día. En Journey 2 Yes el seating plan trae a los invitados confirmados, permite arrastrar a cada persona a su sitio y tiene un «sentar por mí» que agrupa por categoría.